(dd. 24-9-1992)

'Eenheid in verscheidenheid'

Rapport onderzoekscommissie

De onderzoekscommissie die op 13 juli is ingesteld door het hoofdbestuur, heeft de door de leden gestelde vragen naar aanleiding van de financiele situatie van de vereniging en het functioneren van het KWPN bestuur onderzocht. De commissie werd samengesteld uit vertegenwoordigers van de 12 afdelingen en bestond uit R. Jongejan (Groningen), G.G. van Burgsteden (Friesland), J.B. Wichers (Drenthe), C.P. van Rossum (Overijssel), P. Kostelijk (Flevoland), P.M. Wiersinga (Gelderland), J.J. van der Louw (Utrecht), J. Zijlstra (Noord-Holland), J. Redelijkheid (Zuid-Holland), A.W. van Lijssel (Noord-Brabant), J.C.M. van Dijck (Limburg) en J.L. Hanse (Zeeland).

ALGEMEEN

Aanleiding tot de instelling van een onderzoekscommissie was de toenemende kritiek van leden op het functioneren van het bestuur van het KWPN inzake het personeelsbeleid, te geringe openheid, onvoldoende en/of misleidende informatie en ongemotiveerde besluiten. Het wantrouwen werd versterkt door geruchten stromen in wandelgangen over vermeende financiele malversaties, onjuiste declaraties en tenslotte het niet gemotiveerd wegsturen van de voorzitter.

In een ledenvergadering van de afdeling Noord-Brabant werd gepleit voor het instellen van een onafhankelijke onderzoekscommissie. Op 13 juli 1992 vond op uitnodiging van het KWPN-bestuur een eerste bijeenkomst plaats van de onderzoekscommissie. Deze 'installatie'-bijeenkomst werd bijgewoond door de DB-leden en de directeur/hoofdinspecteur. Namens het bestuur deelde de voorzitter (ad interim) de leden van de commissie mede dat zij, om alle schijn van inmenging/beinvloeding te voorkomen, had besloten om geen onafhankelijke voorzitter toe te voegen en tevens geen taakopdracht aan de commissie te verstrekken. Buiten de aanwezigheid van de DB-leden werd door de commissie de volgende taakopdracht vastgesteld:

'Het onderzoeken/oplossen van de vragen welke door de leden uit de diverse afdelingen zijn gesteld, waarbij de door de afdeling Brabant gestelde 13 vragen als uitgangspunt dienen, zodat het vertrouwen tussen de leden en het bestuur van de vereniging weer wordt hersteld.' Tevens kozen de leden van de commissie een voorzitter (afgevaardigde afd. Gelderland). Het DB werd vervolgens in kennis gesteld van de aanwijzing van de voorzitter en de taakopdracht en verklaarde zich accoord.

Voorts werd het bestuur met nadruk verzocht om eventuele wijzigingen in het bestuursmodel (al dan niet op advies van de projectgroep = commissie-Van Campen) niet te nemen dan na overleg, e.e.a om eventuele adviezen van de onderzoekscommissie niet te laten 'dubbelen'.

In de discussie werd gewezen op het gevaar van strijdigheid van adviezen van de onderzoekscommissle met besluiten van het DB/HB. Ook met bovenstaande verklaarde het aanwezige DB zich accoord. Na afloop van deze bijeenkomst werd de leden van de commissie de gelegenheid gegeven om tot uiterlijk 27 juli binnen de afdelingen na te gaan of er nog vragen waren die van belang zouden kunnen zijn voor de commissie.

Op 3 augustus kwam de commissie voor de tweede maal bijeen. In deze vergadering werden de vragen geinventariseerd. Gezien het grote aantal vragen en opmerkingen die alsnog uit de afdelingen werden ontvangen werd besloten dat de commissie zich zou moeten splitsen om het verder onderzoek te verdelen in een financieel en een bestuurlijk gedeelte. De laatst binnengekomen vragen waren namelijk voor een groot deel van bestuurlijke en organisatorische aard. Hoewel daarnaast een groot aantal vragen een sterk persoonlijk karakter had, werd door de commissie besloten om niet op individuele problemen in te gaan, maar een poging te wagen om, daar waar mogelijk, ook bij deze vragen het financieel beleid danwel het bestuurlijk handelen te toetsen. Tevens werd door de commissie besloten om niet tot beoordeling van het inhoudelijke fokbeleid over te gaan. Hoewel ernstig beperkt door de vakantie-periode werd door de twee subcommissies een groot aantal interviews gehouden en een financieel feiten onderzoek verricht.

Halverwege haar onderzoek werd in een extra vergadering van de commissie overwogen om haar onderzoek te staken. De reden hiervoor was gelegen in het feit dat ondanks de door het DB gedane belofte de commissie op de hoogte te brengen van bestuurlijke veranderingen binnen de vereniging, de commissie zeer werd verrast door de benoeming van een hoofdinspecteur en een pr-functionaris.

Naar aanleiding van de plotselinge benoeming van de hoofdinspecteur en pr-functionaris vond een langdurig gesprek plaats tussen drie leden van de commissie en de KWPN-voorzitter, waarin nogmaals werd benadrukt dat geen bestuurlijke veranderingen e.d. zouden plaatsvinden zonder dat de commissie daarvan op de hoogte zou zijn.

Dat er met het thans zittende bestuur (voorzitter) moeilijk afspraken zijn te maken, moge blijken uit het feit de commissie ook niet werd geinformeerd over het plaatsen van de advertentie voor de functie van directeur. De commissie werd pas geinformeerd door de voorzitter van het bestuur op een moment dat plaatsing van de advertentie niet meer was te herzien.

Het bestuur gaf als reden de tijdsdruk, veroorzaakt door de toezegging aan de afdeling Gelderland om voor 1 september een beleidsvisie voor de langere termijn kenbaar te maken.

De commissie was (en is) echter van mening dat dergelijke belangrijke stappen (benoemingen op vitale functies) niet onder tijdsdruk genomen mogen worden en had dit zelfs vooraf nadrukkelijk aan het DB geadviseerd. De commissie meent dat het bestuur zich derhalve wederom niet aan gemaakte afspraken gehouden heeft. Een met spoed aangegaan gesprek met de projectgroep (commissie Van Campen) op 2 september bracht, ondanks deze tweede bestuurlijke misser ten tijde van het onderzoek, in ieder geval duidelijkheid over de beweegredenen van de plaatsing.

In haar vergadering van 27 augustus werd door de commissie de inmiddels gehouden interviews en financiele onderzoeken besproken en werd vastgesteld welke personen en stukken nog zouden moeten worden bezocht/onderzocht. De commissie stelde in deze vergadering vast dat er inmiddels een beeld kon worden gevormd naar aanleiding van de gehouden interviews/onderzoeken en heeft in hoofdlijnen het bestuur hierover op 31 augustus mondeling geinformeerd.

FINANCIEN

Ten behoeve van het financieel onderzoek zijn gesprekken gevoerd met o.a. de financiele commissie (FEC), de accountant, de penningmeester en de heer De Bruijn. Ook heeft een financieel feitenonderzoek (controle verslagen en boeken) plaatsgevonden. Met name is onderzoek gedaan naar de vermeende onjuiste declaraties, kosten buitenlandse reizen etc. De vragen met betrekking tot de onjuiste declaraties kunnen na onderzoek veelal afgedaan worden met een 'op het moment van declareren onvoldoende gedocumenteerd, na aandringen zijn de originele bescheiden pas veel later bijgevoegd'. Een en ander had niet tot conflicten hoeven te leiden als er een onkosten-reglement was geweest, waarin de vormvereisten en declaratiegronden uiteen waren gezet. Een gerucht inzake bevoordeling van de heer Vermond bij de verkoop van de dienstwoning bleek na onderzoek ongegrond.

De financiele positie van het KWPN alsmede die van de Stichting Huisvesting kan als zeer riant worden omschreven. De vermogenspositie wordt echter voor de leden niet duidelijk zichtbaar gemaakt zodat bestuursbesluiten met financiele consequenties (o.a. automatisering/wetenschappelijk onderzoek) niet steeds duidelijk in beeld zijn. De begrotingen worden te laat en te onzorgvuldig gemaakt. De begrotingsdiscipline ontbreekt of is onvoldoende. De financiele rapportage van de vereniging naar de leden behoeft verbetering. In 1992 is in In de Strengen slechts een raming van de resultaten over 1991 gepubliceerd, geen balans en geen informatie met betrekking tot de Stichting Huisvesting. Op de Algemene Ledenvergadering is een rapport ter inzage gelegd. Waarom werd dit niet gepubliceerd in het verenigingsblad? Duidelijkheid en openheid op dit punt voorkomt onnodige achterdocht. Door het grote aantal dekkingen alsmede door de verhoging van de dekgelden zijn de inkomsten, afhankelijk van deze dekgelden, sterk gestegen. Het afhankelijk zijn van deze afdrachten is discutabel. De verleende dienst van het KWPN is immers niet van de hoogte van het dekgeld aflhankelijk. Hoe de toekomst van de hoogte van de dekgelden eruit zal zien is onduidelijk, maar beinvloedt in belangrijke mate de financiele mogelijkheden van de vereniging.

BESTUUR

Met een aantal bestuursleden, oud-bestuursleden en functionarissen werden gesprekken gehouden door de leden van de onderzoekscommissie. Ook werden gesprekken gevoerd met de oud-voorzitter van het KWPN en de heer De Bruijn en mevrouw Seldenrijk. De gestelde vragen waren in het algemeen identiek en hadden voornamelijk betrekking op de financiele stromen, de communicatie, de onderlinge verhoudingen en de wijze waarop en door wie beslissingen werden genomen en problemen werden behandeld. De commissie heeft vooraf besloten om de interviews niet integraal weer te geven en ook niet ter beschikking van derden te stellen om daarmee de gevoerde gesprekken zo open mogelijk te kunnen laten zijn. Uit de gesprekken is gebleken dat er ernstige storingen waren in de communicatie tussen HB en DB zowel waar het betreft de informatie als waar het betreft de invloed en betrokkenheid bij belangrijke beslissingen. In meerdere gevallen wordt hiervan melding gemaakt en zelfs is het voorgekomen dat HB-leden zich schriftelijk meldden bij de voorzitter om op die wijze alsnog enige invioed te kunnen uitoefenen danwel hun mening genotuleerd te krijgen. De indruk bij de geinterviewden bestaat dat belangrijke besluiten reeds werden 'voorgebakken' door de voorzitter in samenspraak met de directeur/hoofdinspecteur, waardoor open discussies, waarbij ook tegenstanders werden gehoord, niet voorkwamen danwel van geen of weinig invioed waren. Indien het besluit niet viel, zoals door de voorzitter werd voorgesteld, werd in enkele gevallen geen besluit genomen of werden zaken doorgeschoven, zodat mogelijk de tijd zijn werk zou doen. Opvallend is dat ten aanzien van de zaken De Bruijn en Seldenrijk meerdere HB-leden aangeven volstrekt niet op de hoogte te zijn gebracht tijdens de procedure en niet eerder of beter te zijn geinformeerd dan de 'gewone' KWPN-leden. Zelfs schriftelijke verzoeken aan het DB om meer duidelijkheid werden niet beantwoord. Veel zaken en belangrijke discussies welke werden verondersteld te zijn behandeld in het DB, werden niet genotuleerd en waren daarmee 'onzichtbaar' voor de HB-leden. Mondelinge vragen, of als laatste mogelijkheid schriftelijke, werden niet of kort telefonisch afgedaan en duidelijk als lastig ervaren. Veel vragen, ook schriftelijke, werden niet geagendeerd. Een aantal DB-leden geeft te kennen dat de verhouding tussen DB en ex-voorzitter nogal afstandelijk was en ook zij hadden de indruk dat beslissingen reeds waren genomen voor behandeling in de DB-vergaderingen. Wie kritisch was of tegenstander van bepaalde zaken werd niet gehoord en verbaal of nonverbaal als lastig bestempeld.

De relatie met de oud-voorzitter was over het algemeen koel en afstandelijk. De relatie oud voorzitter - directeur/hoofdinspecteur werd in veel gevallen als zeer hecht beschouwd en in menig geval gezien als de combinatie die de beslissingen voorbakte en vaststelde. De management-kwaliteiten van de directeur/hoofdinspecteur worden, gezien de ontstane problemen en de daarop gevolgde beslissingen, als onvoldoende beschouwd. Handelingen, onvolledige en/of onjuiste informatie voorziening binnen de organisatie en naar buiten roepen vragen op omtrent het functioneren van de directeur/hoofdinspecteur die afbreuk kunnen doen aan zijn positie. Ondanks meerdere pogingen daartoe, notulen van bijeenkomsten en uitgebrachte rapporten, heeft het bestuur geen of nauwelijks maatregelen getroffen om gesprekken aan te gaan met de werkvloer. Via diverse kanalen was en moet het bestuur op de hoogte zijn geweest van de problemen welke op het kantoor groeiden. Doordat het bestuur niet tijdig actie ondernam, escaleerden de zaken De Bruijn en Seldenrijk. Zelfs notulen van het stafoverleg, welke ook beschikbaar waren voor het DB, maken melding van het feit dat men openheid mist en dat men zich verbaast waarom er voortdurend geen overleg plaatsvindt. Een en ander wordt reeds gemeld in 1988 als het eerste organisatie onderzoeksrapport is verschenen inzake herziening van de interne structuur (A.P.B. rapport 1987). Al in 1988 wordt het bestuur verweten een te regenteske houding te hebben, belangrijke beslissingen met betrekking tot benoemingen worden niet met het personeel overlegd. Het personeel wordt slechts achteraf op de hoogte gesteld van genomen beslissingen, hoe ingrijpend deze ook voor hen zijn. De interne werkverhouding wordt mede daardoor in toenemende mate slechter en er ontstaan onduidelijkheden over bevoegdheden, er is steeds vaker onvoldoende coordinatie van werkzaamheden en onvoldoende interne communicatie. Het geheel wordt versterkt door de relatie en wijze van de communicatie tussen de directeur en de staf. Het DB heeft hiertegen tot begin 1992 geen maatregelen getroffen en pas stappen ondernomen nadat personeelsproblemen escaleerden, hetgeen zoals bekend gepaard is gegaan met omvangrijke financiele offers (nagenoeg een half miljoen gulden) voor de vereniging en leed voor betrokkenen. Zowel oud- als zittende bestuurders en ook geinterviewde afdelingsbestuurders vrezen dat met de benoeming van een hoofdinspecteur en de aanstelling van een nieuwe directeur op termijn toch weer problemen zullen ontstaan, indien niet eerst voldoende maatregelen en besluiten worden genomen met betrekking tot verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Dit geldt temeer waar sprake is van een functionaris die de functie van directeur vervulde.

Veel kritiek is er op het functioneren van sommige bestuursadviseurs. Zeker in deze tijd vereist elk probleem een materiedeskundige.
Het verbaast menig geinterviewde dat de oud-voorzitter en de juridisch adviseur het risico van een voor de vereniging slechte afloop van de rechtszaak 'de Bruijn' niet hebben voorzien.
Ten aanzien van 'In de Strengen' is men van mening dat hoewel het blad uiteraard primair informatie over de fokkerij moet geven, het blad in belangrijke verenigingszaken niet, slecht of maar matig wordt gebruikt. Meerdere malen werd verzocht zich te beraden hoe in de toekomst via dit blad, of een andere uitgave, belangrijke verenigingszaken aan de leden kunnen worden gemeld. Een aantal geinterviewden is van mening dat de weergave van vergaderingen en achtergronden van genomen besluiten in het blad niet altijd zorgvuldig geschiedt, danwel zo verkort wordt weergegeven dat geen juist beeld kan worden verkregen.

CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN

CONCLUSIES

Het bestuur heeft niet, nauwelijks of te laat gereageerd op de haar bekende interne (bureau) en externe (verenigings)problemen. De openheid en communicatie tussen DB en bureau-organisatie, tussen DB en HB, tussen HB en de meeste afdelingsbesturen functioneert veelal slecht.

Het bestuur heeft geen actie ondernomen om de bestuurlijke-, administratieve- en verenigingsproblemen aan te pakken, terwijl in aangeboden onderzoeksrapporten (onderzoek/advies A.P.B. 1987, lezersonderzoek 1987, Coopers 1991/ 1992) daartoe voldoende aanleiding werd gegeven. Tegen deze achtergrond was het inhuren van een derde adviesbureau (GIBO) overbodig.
Het bestuur heeft verzuimd om een (ontwerp)beleidsplan voor de toekomst van het KWPN uit te zetten en aan de leden voor te leggen, de hierbij behorende financiele meerjarenraming op te stellen en om vervolgens als afgeleide daarvan een personeelsformatieplan vast te stellen. Het bestuur heeft evenmin aan de door de accountants en Financieel Economische Commissie (FEC) uitgebrachte adviezen gevolg gegeven. Het bestuur heeft nagelaten in een aantal gevallen duidelijkheid naar de leden en betrokkenen te verschaffen met betrekking tot niet terechte beschuldigingen en publikaties (Vermond t.a.v. de Lucky Boy affaire, 'ziekte' Seldenrijk, doping-affaire Guldenberg, publicatie buitengewone ledenvergadering afd. Noord-Brabant). De leden waren veelal afhankelijk van informatie via andere media dan In de Strengen. Het bestuur heeft ondanks concrete vragen van leden en afdelingsbesturen in een aantal situaties de leden en onvolledig en/of misleidend voorgelicht (Stichting Huisvesting, Seldenrijk, De Bruijn). Het bestuur heeft herhaaldelijk verkeerde beslissingen genomen. Deze beslissingen hebben onnodig een groot financieel offer van de vereniging geeist en onnodig persoonlijk leed toegebracht (Seldenrijk, De Bruijn).
Het bestuur heeft ondanks problemen met diverse reglementen geen maatregelen getroffen deze te toetsen of te herzien. De directeur/hoofdinspecteur daarin niet gecorrigeerd door het bestuur, heeft op basis van deze reglementen voor personen toch ingrijpende beslissingen genomen (o.a. doping-affaire Guldenberg). Er bestaat geen reglementering met betrekking tot mogelijke belangenverstrengeling inzake dubbelfuncties en zakelijke transacties (b.v. bestuurslid/jurylid), ondanks dat hiervoor op diverse wijzen en meerdere malen is gepleit.
Het zittende bestuur heeft zonder dat de leden daarvan (volledig) kennis dragen, en zich daarover hebben kunnen uitspreken, naar gebleken is een reorganisatie ingezet in de lijn van het GlBO-rapport, maar is daar nu reeds op zeer cruciale punten van afgeweken (aanstelling van een hoofdinspecteur zonder opstellen van functieeisen en het ondergaan van het geadviseerde psychologisch onderzoek, het toevoegen van (in)formele lijnen van hoofdinspecteur en pr-functionaris naar DB buiten de nieuw te benoemen directeur om, het instellen van een manageteam.
De commissie heeft geen essentiele verbetering kunnen signaleren in de wijze van werken van het HB na het vertrek van de heer Van der Meij. Van belangrijke adviezen van organisatieadviesbureaus, accountants en FEC worden de afdelingen onkundig gelaten. Via een betere communicatie wordt er nu wel een oordeel gevraagd van de afdelingsbesturen ten aanzien van voorstellen van het HB, die overigens niet geheel overeenkomen met de uitgebrachte adviezen, terwijl de afdelingen in belangrijke zaken zoals benoeming hoofdinspecteur/pr-functionaris, instellen managementteam voor voldongen feiten geplaatst worden. De commissie vraagt zich af of het HB in deze samenstelling in staat is de problemen waarvoor het KWPN zich gesteld ziet adequaat op te lossen. Wellicht kan het HB onvoldoende afstand nemen van de fouten die zij zelf heeft gemaakt.

AANBEVELINGEN

a. Gezien de conclusies adviseert de commissie derhalve dat de leden van de vereniging met nadruk hun vertegenwoordiging binnen het bestuur toetsen, waarbij deskundigheid op bestuurlijk/management niveau, openheid, het al dan niet hebben van dubbel-functies etc. criteria zouden kunnen zijn.

b. De commissie adviseert voor de verkiezing van HB leden de democratische procedure uit de oorspronkelijke WPN statuten te herstellen.

c. De commissie adviseert toe te zien op een herziening van de (financiele) relatie KWPN - Bond van Hengstenhouders, in ieder geval de relatie bij contract te regelen.

d. De commissie adviseert toe te zien op het opstellen van meerjarenplannen en ramingen om daarmede duidelijkheid te verkrijgen in de toekomstige financieringsbehoefte en het optimaliseren/opstellen van een budgetteringssysteem wat zal dienen als beheersinstrument.

e. De commissie adviseert om de balansen van het KWPN en de Stichting Huisvesting te publiceren, waardoor duidelijkheid voor de leden zal ontstaan met betrekking tot het vermogen dat direct of indirect t.b.v. de doelstelling van Je vereniging KWPN beschikbaar is.

f. De commissie adviseert met nadruk om in plaats van het 'overhaast' aantrekken van een directeur, een interim-manager aan te trekken die zonder aanziens des persoons orde op zaken kan stellen en aan de functie van directeur inhoud kan geven.

g. De commissie adviseert het bestuur de organisatie-adviesrapporten en het rapport van de onderzoekscommissie ter kennis te brengen van de leden. Het dient gevolgd te worden door een voorlopig voorstel van het HB inzake de richting voor een lange termijn beleid, de toekomstige verenigingsstructuur, het vernieuwde bestuurlijk functioneren en de gewenste bureau-organisatie. Pas na een open discussie met en een standpunt bepaling van de afdelingen, dient de uitvoering door het bestuur ter hand te worden genomen evenals de invulling van de functies.

TOT SLOT

Door de betrokkenheid van de afdelingen en deze wijze van be sluitvorming en openheid kan het bestaande wantrouwen wellicht bij een groot aantal leden worden weggenomen. Daardoor kan een goed functionerende en gedragen organisatie ontstaan: 'Eenheid in verscheidenheid'.

[index]
E-mail: lijssel@iae.nl